Β. Μέρος

Δημιουργία αρχείων πληρωμών και εκτυπώσεις.

Από το κεντρικό μενού επιλέγουμε  «Εκτυπώσεις» που εμπεριέχει όλες τις δυνατές επιλογές εκτυπώσεων που μπορούμε να έχουμε.

Από την λίστα των εκτυπώσεων που εμφανίζετε επιλέγουμε «Αποστολή στην ΑΤΕ».

Αυτή η επιλογή μας δίνει τρεις δυνατότητες:

Α. Να εκτυπώσουμε τα έντυπα με τις λίστες πληρωμών και μεταφοράς των δικαιούχων, ανά κατηγορία (Ατομικά , Ιατροί, Φαρμακο-ποιοί κλπ ) ώστε αφού πρώτα υπογραφούν, να τα στείλουμε στην ΑΤΕ της Μοναστηρίου σε έντυπη μορφή. 

Β. Να εκτυπώσουμε τα ειδοποιητήρια πληρωμών των δικαιούχων που αφού πρώτα υπογραφούν θα πρέπει να ταχυδρομηθούν στους δικαιούχους για να μπορέσουν να πληρωθούν από την ΑΤΕ.

Γ. Να δημιουργήσουμε σε κωδικοποιημένη μορφή τα αρχεία με τις λίστες εντολών πληρωμών και μεταφοράς των δικαιούχων, ανά κατηγορία (Ατομικά , Ιατροί, Φαρμακοποιοί κλπ ) για να τα στείλουμε στην ΑΤΕ Αθηνών μέσω e-mail.

Αυτές ο διεργασίες είναι πολύ σοβαρές και θα πρέπει να γίνονται με προσοχή. Σε αυτό το σημείο συνήθως εμφανίζονται τα περισσότερα λάθη που μπορεί να προκύψουν είτε από απροσεξία είτε από πιθανά απρόβλεπτα εσωτερικά λάθη του προγράμματος. Αν σε κάποια στιγμή αντιληφθούμε ότι κάτι δεν πήγε σωστά στην διαδικασία θα πρέπει να επικοινωνήσουμε άμεσα με τον υπεύθυνο προγραμματιστή της OTS για να  επιλύσει το πρόβλημα. Ποτέ δεν στέλνουμε αρχεία και λίστες πληρωμών και μεταφοράς στην ΑΤΕ αν έχουμε την υπόνοια ότι υπάρχει κάποιο λάθος.

Α. Διαδικασία εκτύπωσης των έντυπων με τις λίστες πληρωμών και μεταφοράς.

Με το που πατάμε με το δεξί κουμπί του ποντικιού στην επιλογή «Αποστολή στην ΑΤΕ» εμφανίζετε η φόρμα «Πληρωμές». Τα πεδία που υπάρχουν σε αυτήν είναι:

Α. Ημερομηνίες Αποστολής.

Αλλάζοντας τις δύο ημερομηνίες «Από» και «Έως» φιλτράρουμε τις εγγραφές πληρωμών για το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα  που καλύπτουν αυτές. Αυτό το φίλτρο μας χρησιμεύει για να εμφανίζουμε πατώντας το κουμπί  μόνο τις χρήσιμες πληρωμές για την ολοκλήρωση της αποστολής.

Β. Εκτύπωση

Εδώ έχουμε τρία πεδία που το κάθε ένα από αυτά όταν είναι τσεκαρισμένο μας δίνει διαφορετικό αποτέλεσμα στην μορφή της εκτύπωσης.

1. Αποστολή ειδοποιητηρίων στους δικαιούχους.

Όταν έχουμε τσεκαρισμένο αυτό το πεδίο και επιλέξουμε κάποια πληρωμή να εκτυπώσουμε, τότε θα εκτυπωθούν όλα τα ειδοποιητήρια που εμπεριέχονται σε αυτή την πληρωμή, για κάθε ένα δικαιούχο ξεχωριστά. Αυτά τα ειδοποιητήρια αφού σφραγιστούν και υπογραφούν θα πρέπει να ταχυδρομηθούν στους δικαιούχους για να πληρωθούν το ποσό που τους αντιστοιχεί υποδεικνύοντας το ειδοποιητήριο τους και την ταυτότητα τους στο υποκατάστημα της ΑΤΕ που επιθυμούν. Αυτή την εκτύπωση την χρησιμοποιούμε μόνο στις πληρωμές.

2. Εκτύπωση διαβιβαστικού κ’ αποστολή δισκέτας στην ΑΤΕ.

Όταν έχουμε τσεκαρισμένο αυτό το πεδίο και επιλέξουμε κάποια πληρωμή να εκτυπώσουμε, τότε δημιουργούνται δύο αρχεία στον κατάλογο c:\ate\ του Η/Υ. Το ένα αρχείο έχει επέκταση .txt και είναι  το αρχείο πληρωμών και το άλλο έχει επέκταση .rtf  και είναι το διαβιβαστικό έντυπο προς την ΑΤΕ που συνοδεύει το αρχείο πληρωμών. Αυτά τα δύο αρχεία τα αποτελούμε με e-mail στην ΑΤΕ.

3. Εκτύπωση λίστας δικαιούχων εντολής.

Όταν έχουμε τσεκαρισμένο αυτό το πεδίο και επιλέξουμε κάποια πληρωμή για να εκτυπώσουμε, τότε εκτυπώνεται η λίστα των δικαιούχων που εμπεριέχονται σε αυτή την πληρωμή ή την μεταφορά. Αυτή η λίστα αφού σφραγιστεί και υπογραφεί την αποστέλλουμε στην υποκατάστημα στης ΑΤΕ επί τις Μοναστηρίου.

Και τα τρία πεδία είναι ανεξάρτητα το ένα από το άλλο και μπορούμε να τα χρησιμοποιήσουμε μόνα τους αλλά και σε συνδυασμούς.

Οι βασικότεροι είναι:

Α) Όταν εκτυπώνουμε εντολές πληρωμής και μεταφοράς θα πρέπει να έχουμε τσεκαρισμένες τις επιλογές:

2. Εκτύπωση διαβιβαστικού κ’ αποστολή δισκέτας στην ΑΤΕ και

3. Εκτύπωση λίστας δικαιούχων εντολής.

Η κάθε εκτύπωση θα πρέπει να γίνει δύο φορές. Ένα αντίτυπο το στέλνουμε  στην ΑΤΕ και ένα κρατάμε εμείς για το αρχείο μας.

Β) Όταν θελήσουμε να εκτυπώνουμε ειδοποιητήρια για τις εντολές πληρωμής θα πρέπει να έχουμε τσεκαρισμένες τις επιλογές:

1. Αποστολή ειδοποιητηρίων στους δικαιούχους και

3. Εκτύπωση λίστας δικαιούχων εντολής.

Η κάθε πληρωμή θα πρέπει να εκτυπωθεί μόνο μία φορά.

Συνολικά όλες οι μεταφορές και οι πληρωμές εκτυπώνονται από δύο φορές η κάθε μία, σύμφωνα με την σειρά που μας εμφανίζονται στον οδηγό «Αποστολή αρχείων στην ΑΤΕ» και με τον Α συνδυασμό τσεκαρισμάτων. Και την συνέχεια ξανά εκτυπώνουμε άλλη μια φορά μόνο της πληρωμές για να βγουν τα ειδοποιητήρια σύμφωνα με των συνδυασμό Β των τσεκαρισμάτων.

  Η διαδικασία εκτυπώσεις είναι απλή και ολοκληρώνεται με τα έξεις βήματα:

1. Επιλέγουμε αν επιθυμούμε το κατάλληλο φίλτρο ημερομηνιών ή πατάμε αριστερό κλικ πάνω στην ετικέτα «Αρ.Αποστολής» για να ταξινομήσουμε τις εγγραφές κατά αύξουσα κατάταξη.

2. Τσεκάρουμε τα πεδία που θέλουμε ανάλογα με τον τύπο εκτύπωσης που επιθυμούμε.

3. Μαρκάρουμε την εγγραφή πληρωμής, με την σειρά που υπάρχουν στο έντυπο οδηγό «Αποστολή αρχείων στην ΑΤΕ », πατώντας πάνω της με αριστερό κλικ του ποντικιού.

4. Πατάμε αριστερό κλικ στο κουμπί με την εικόνα του εκτυπωτή.

5. Στο μενού επιλογής εκτυπωτή επιλέγουμε των εκτυπωτή HP LaserJet 4100 PCL και πατάμε το πλήκτρο ΟΚ. Τα βήματα 4 και πέντε επαναλαμβάνονται 2 φορές για κάθε εγγραφή πληρωμής ή μεταφοράς για να εκτυπωθούν δύο αντίγραφα. Για την εκτύπωση των ειδοποιητηρίων τα εκτυπώνουνε μόνο 1 φορά .

6. Ελέγχουμε αν στον εκτυπωτή γίνετε σωστά η εκτύπωση των εντύπων.

7. Διαγράφουμε τον αριθμό εκτύπωσης από το έντυπο οδηγό «Αποστολή αρχείων στην ΑΤΕ » ώστε να θυμόμαστε σε πια εκτύπωση βρισκόμαστε.

Τα βήματα αυτά επαναλαμβάνονται από το 3 έως και το 7 για όλες εγγραφές πληρωμών.